Frist der Nebenkostenabrechnung

Alle Fristen rund um die Nebenkostenabrechnung

Die zentrale Frist steht in § 556 Abs. 3 BGB: Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen jährlich abrechnen, und die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Daneben gibt es weitere Fristen, die in der Praxis oft verwechselt werden.

Die Abrechnungsfrist und die Einwendungsfrist sind Ausschlussfristen. Wer sie versäumt, verliert seine Rechte, ohne dass sich die andere Seite darauf berufen muss. Die Verjährung wirkt dagegen nur, wenn der Schuldner sie als Einrede erhebt. Die Regeln des § 556 Abs. 3 BGB lassen sich im Mietvertrag nicht zum Nachteil des Mieters ändern (§ 556 Abs. 5 BGB).

Wie die Abrechnungsfrist berechnet wird

Die Frist beginnt mit dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums und endet mit dem Ablauf des Tages, der im zwölften Folgemonat dieselbe Zahl trägt (§ 188 Abs. 2 BGB). Bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum ergibt sich daraus eine einfache Regel: Die Abrechnung für ein Jahr muss bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen.

Wer also nach der Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025 sucht: Bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum ist das der 31. Dezember 2026. Abweichende Zeiträume, etwa vom 1. Oktober bis 30. September, sind zulässig, solange sie zwölf Monate nicht überschreiten. Welcher Zeitraum gilt, steht in der Regel im Mietvertrag oder ergibt sich aus der bisherigen Abrechnungspraxis.

Zwischen dem Ende des Zeitraums und dem Fristende muss der Vermieter alle Rechnungen sammeln, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes abwarten und die Kosten verteilen. Viele Abrechnungen kommen deshalb erst im zweiten Halbjahr. Das ist zulässig, solange die Frist gewahrt bleibt.

Zugang: entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen ankommt

Das Gesetz stellt darauf ab, dass die Abrechnung dem Mieter mitgeteilt wird. Das Datum auf dem Schreiben oder der Tag der Absendung reichen nicht. Zugegangen ist eine Abrechnung, wenn sie so in Ihren Bereich gelangt ist, dass Sie unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen können, also zum Beispiel im Briefkasten liegt.

• Briefkasten: Wird die Abrechnung am 31. Dezember spätabends eingeworfen, kann sie erst am nächsten Tag als zugegangen gelten. Für die Frist kann das entscheidend sein.
• Post: Ein gewöhnlicher Brief beweist den Zugang nicht. Kommt es auf den Tag an, muss im Streitfall der Vermieter belegen können, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist.
• E Mail: § 556 BGB schreibt keine Form vor. Eine Abrechnung per E Mail kann deshalb genügen, wenn sie Sie tatsächlich erreicht.
• Mehrere Mieter: Haben mehrere Personen den Mietvertrag unterschrieben, sollte die Abrechnung an alle gerichtet sein.

Notieren Sie sich den Tag, an dem Sie die Abrechnung erhalten haben, und bewahren Sie Umschlag oder E Mail auf. Ab diesem Tag läuft auch Ihre eigene Einwendungsfrist.

Abrechnung zu spät: was dann gilt

Geht die Abrechnung nach Ablauf der zwölf Monate zu, kann der Vermieter keine Nachforderung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Ausschluss betrifft nur die Nachforderung. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, steht es Ihnen trotzdem zu.

Rechenbeispiel

Hätte die Abrechnung bei gleichen Kosten nur 2.250 € ergeben, müsste der Vermieter Ihnen 150 € erstatten, obwohl er zu spät abgerechnet hat.

Formelle Wirksamkeit wahrt die Frist, inhaltliche Fehler nicht ausgeschlossen

Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, also eine Abrechnung mit Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Ihrem Anteil und dem Abzug der Vorauszahlungen. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Umlageschlüssel, machen die Abrechnung nicht unwirksam (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Der Vermieter darf solche Fehler auch nach Fristablauf berichtigen, eine höhere Nachforderung als ursprünglich verlangt kann er nach Fristablauf aber grundsätzlich nicht mehr durchsetzen. Innerhalb der Frist darf er die Abrechnung dagegen auch zu Ihren Lasten korrigieren.

Wann der Vermieter trotz Verspätung nachfordern darf

Die Nachforderung bleibt möglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das ist eng zu verstehen. Gemeint sind Umstände außerhalb seines Einflusses, nicht ein überlasteter Verwalter oder ein langsamer Abrechnungsdienst.

1. 01
   Nachträglich festgesetzte Abgaben

   Setzt die Gemeinde etwa die Grundsteuer erst nach Ende des Abrechnungszeitraums rückwirkend fest, darf der Vermieter diesen Betrag nachträglich abrechnen (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05). Er muss das aber alsbald nach Erhalt des Bescheids tun; der BGH hat dafür einen Zeitraum von drei Monaten herangezogen.

2. 02
   Keine Ausrede: fehlende Abrechnung der Eigentümergemeinschaft

   Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt die Jahresfrist auch dann, wenn die Eigentümer die Jahresabrechnung des Verwalters noch nicht beschlossen haben (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Der Vermieter muss konkret darlegen, was er unternommen hat, um rechtzeitig abrechnen zu können.

3. 03
   Keine Teilabrechnung nötig

   Fehlen einzelne Rechnungen, muss der Vermieter keine Teilabrechnung erstellen (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Er kann die übrigen Positionen fristgerecht abrechnen und die fehlende Position später nachholen, wenn er die Verzögerung insoweit nicht zu vertreten hat.

Beruft sich der Vermieter auf eine solche Ausnahme, muss er die Gründe darlegen. Eine pauschale Begründung genügt nicht.

Fristrechner: Abrechnungsfrist und Einwendungsfrist

Geben Sie den Abrechnungszeitraum und, falls vorhanden, den Tag des Zugangs ein. Der Rechner zeigt, bis wann die Abrechnung zugehen musste, ob sie rechtzeitig kam und bis wann Sie Einwendungen erheben können.

Ihre Frist: zwölf Monate für Einwendungen

Auch Sie als Mieter haben eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach können Sie Fehler nicht mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Die Frist läuft für jede Abrechnung gesondert. Haben Sie eine Nachzahlung bereits beglichen, bleibt sie trotzdem bestehen: Innerhalb der zwölf Monate können Sie Fehler noch rügen und zu viel gezahlte Beträge zurückverlangen.

Planen Sie rückwärts: Die Belegeinsicht braucht einen Termin, die Auswertung Zeit, und eine Antwort des Vermieters kann auf sich warten lassen. Erheben Sie Einwendungen deshalb nicht erst im letzten Monat.Wie Sie Einwendungen formulieren, steht unter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung; wie Sie Rechnungen anfordern, unter Belegeinsicht.

Keine Abrechnung erhalten: Ihre Möglichkeiten

Bleibt die Abrechnung aus, verliert der Vermieter zwar die Nachforderung, Ihr Anspruch auf Abrechnung und auf ein mögliches Guthaben bleibt aber bestehen. Wie Sie vorgehen, hängt davon ab, ob das Mietverhältnis noch läuft:

Ein Zurückbehaltungsrecht sollten Sie vorher ankündigen und den Betrag zur Seite legen. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen, klärt eine Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Mieterverein.Was beim Auszug sonst zu beachten ist, lesen Sie unter Nebenkostenabrechnung nach Auszug.

Sonderfälle: Auszug, Eigentumswohnung, Gewerbe

Auszug im laufenden Jahr

Ein Auszug verkürzt die Frist nicht. Der Vermieter rechnet für den üblichen Abrechnungszeitraum ab, die zwölf Monate beginnen mit dessen Ende. Teilen Sie Ihre neue Anschrift mit, damit die Abrechnung Sie erreicht.

Vermietete Eigentumswohnung

Für Mieter einer Eigentumswohnung gilt dieselbe Jahresfrist. Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft ersetzt die Betriebskostenabrechnung nicht, sie ist nur deren Grundlage.

Gewerberäume

§ 578 BGB erklärt § 556 Abs. 3 BGB für Räume, die keine Wohnräume sind, nicht für anwendbar. Bei Gewerbemietverträgen gibt es die gesetzliche Ausschlussfrist deshalb nicht; maßgeblich ist, was der Vertrag regelt. Diese Seite behandelt Wohnraum.

Betriebskostenpauschale

Ist eine Pauschale vereinbart, rechnet der Vermieter nicht ab. Es gibt dann auch keine Abrechnungsfrist.

Frist unklar? Anfrage an einen Fachpartner

Sind Sie unsicher, ob die Abrechnung rechtzeitig kam oder ob eine Ausnahme greift? Über dieses Formular leiten wir Ihre Anfrage an einen unabhängigen Fachpartner weiter, zum Beispiel eine Kanzlei für Mietrecht. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos. Wir selbst prüfen keine Abrechnungen und beraten nicht rechtlich.

Abrechnungsfrist und Verjährung sind zwei verschiedene Dinge

Oft wird gefragt, ob eine Nebenkostenabrechnung nach drei Jahren verjährt. Die Antwort trennt zwei Ebenen: Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist entscheidet, ob der Vermieter überhaupt nachfordern darf. Die Verjährung entscheidet, wie lange ein bereits entstandener Anspruch durchgesetzt werden kann. Sie beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).

Eine Nachforderung entsteht erst mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Kommt die Abrechnung für 2024 im Jahr 2025 an, beginnt die Verjährung also mit Ablauf des 31. Dezember 2025 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2028.Beginn, Hemmung und Folgen der Verjährung erklärt die Seite Verjährung der Nebenkostenabrechnung.Was bei einer fristgerechten Nachforderung gilt, lesen Sie unter Nachzahlung der Nebenkosten.

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Häufige Fragen zur Frist der Nebenkostenabrechnung