Nachzahlung der Nebenkosten

Wie eine Nachzahlung entsteht

Eine Nachzahlung entsteht, wenn Ihr Anteil an den tatsächlichen Betriebskosten höher ist als die Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum geleistet haben. Sie ist also keine Strafe und kein Zuschlag, sondern der Ausgleich zwischen Abschlag und tatsächlichem Verbrauch.

Rechenbeispiel

Die Zahlen sind ein Beispiel. Entscheidend ist, dass als Vorauszahlungen die Beträge angesetzt werden, die Sie im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt haben. Haben Sie einen Monat nicht oder doppelt gezahlt, muss die Abrechnung das abbilden.

Wann ist die Nachzahlung fällig?

Die Nachforderung wird fällig, wenn Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugeht (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Formell ordnungsgemäß heißt: Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel, Berechnung Ihres Anteils und Abzug der Vorauszahlungen sind enthalten. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Nachforderung insoweit nicht fällig.

Eine feste Zahlungsfrist in Tagen nennt § 556 BGB nicht. Häufig setzt der Vermieter in der Abrechnung ein Zahlungsziel oder der Mietvertrag regelt eine Frist. Die oft genannten 30 Tage stammen aus § 286 Abs. 3 BGB: Danach gerät der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Ohne einen solchen Hinweis tritt Verzug in der Regel erst mit einer Mahnung ein (§ 286 Abs. 1 BGB).

Vor dem Bezahlen: drei Fragen

Bevor Sie überweisen, lohnt ein kurzer Blick auf drei Punkte. Sie kosten wenig Zeit und decken die häufigsten Ursachen ungewöhnlich hoher Nachzahlungen auf.

1. 01
   Kam die Abrechnung rechtzeitig?

   Ging sie später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist die Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.Die Einzelheiten stehen unter Frist der Nebenkostenabrechnung.

2. 02
   Wo ist die Steigerung entstanden?

   Legen Sie die Vorjahresabrechnung daneben und vergleichen Sie Position für Position. Eine höhere Nachzahlung kann an gestiegenen Preisen, an höherem Verbrauch oder schlicht an zu niedrigen Vorauszahlungen liegen. Auffällig sind neue Positionen und Kostenarten, die sich ohne erkennbaren Grund vervielfacht haben.

3. 03
   Stimmen die angerechneten Vorauszahlungen?

   Gleichen Sie die angesetzte Summe mit Ihren Kontoauszügen ab. Hier entstehen Fehler etwa nach einer Erhöhung der Vorauszahlungen mitten im Jahr.

Für eine vollständige Prüfung aller Positionen nutzen Sie die Checkliste auf der Seite Nebenkostenabrechnung prüfen.

Zweifel an der Abrechnung: zahlen, zurückhalten oder unter Vorbehalt?

Auch eine vorbehaltlose Zahlung nimmt Ihnen nicht das Recht, innerhalb der Einwendungsfrist noch Fehler zu rügen. Ein schriftlicher Vorbehalt macht aber klar, dass Sie die Abrechnung nicht akzeptieren.Wie Sie Einwendungen formulieren, zeigt die Seite Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung mit Mustertext.Wie Sie Rechnungen und Verträge einsehen, steht unter Belegeinsicht.

Nachzahlung in Raten

Einen gesetzlichen Anspruch auf Ratenzahlung haben Sie nicht. Viele Vermieter stimmen einer Ratenvereinbarung aber zu, wenn Sie früh darum bitten. Schlagen Sie konkrete Beträge und Termine vor und halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest.

Bedenken Sie zwei Folgen. Mit einer Ratenzahlung erkennen Sie die Forderung in der Regel an. Eine Abschlagszahlung lässt die Verjährung neu beginnen (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Außerdem sollten Sie strittige Positionen vor der Vereinbarung klären oder ausdrücklich ausnehmen.Mehr dazu unter Verjährung der Nebenkostenabrechnung.

Wenn Sie die Nachzahlung nicht aufbringen können

• Sprechen Sie den Vermieter an, bevor das Zahlungsziel abläuft.
• Beziehen Sie Grundsicherung, reichen Sie die Abrechnung sofort beim Jobcenter ein (siehe unten).
• Bei geringem Einkommen können Sie beim Amtsgericht Beratungshilfe beantragen, um sich anwaltlich beraten zu lassen.

Nach der Nachzahlung: neue Vorauszahlungen

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage ist das Ergebnis der Abrechnung. Eine Nachzahlung führt deshalb häufig zu einer Erhöhung der monatlichen Abschläge.

Eine Erhöhung über das Ergebnis der Abrechnung hinaus muss der Vermieter begründen können, etwa mit bereits feststehenden Preiserhöhungen. Umgekehrt können Sie bei einem Guthaben verlangen, dass die Vorauszahlungen gesenkt werden. Prüfen Sie dafür, ob die Abrechnung korrekt war: Eine Anpassung auf Basis einer fehlerhaften Abrechnung kann angreifbar sein.

Nachzahlung und Guthaben bei Grundsicherung

Wer Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende bezieht, bekommt die Bedarfe für Unterkunft und Heizung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen anerkannt, soweit sie angemessen sind (§ 22 Abs. 1 Satz 1 SGB II). Dazu können auch Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung gehören.

• Reichen Sie die Abrechnung unmittelbar nach Zugang beim Jobcenter ein und beantragen Sie die Übernahme der Nachzahlung.
• Legen Sie Mietvertrag und, falls vorhanden, die Vorjahresabrechnung bei.
• Guthaben und Rückzahlungen mindern die Aufwendungen für Unterkunft und Heizung nach dem Monat der Gutschrift (§ 22 Abs. 3 SGB II). Melden Sie ein Guthaben deshalb ebenfalls.
• Ausgenommen sind Rückzahlungen, die sich auf Haushaltsenergie oder auf nicht anerkannte Kosten beziehen.

Ob das Jobcenter die volle Nachzahlung übernimmt, hängt von der Angemessenheit der Kosten ab. Bei einer Ablehnung können Sie Widerspruch gegen den Bescheid einlegen; die Frist dafür steht in der Rechtsbehelfsbelehrung.

Was passiert, wenn Sie eine berechtigte Nachzahlung nicht leisten

Ist die Nachforderung fällig und berechtigt, hat ein Ignorieren Folgen, die die Nachzahlung verteuern. Der übliche Ablauf sieht so aus:

Zahlungsrückstände belasten außerdem das Mietverhältnis. Wer eine Forderung für unberechtigt hält, sollte das deshalb begründet mitteilen und nicht schweigen. Wer sie für berechtigt hält, aber nicht auf einmal zahlen kann, sollte vor dem Zahlungsziel eine Ratenzahlung vorschlagen.

Mehrere Jahre auf einmal

Kommen Abrechnungen für mehrere Jahre zusammen, prüfen Sie jede einzeln. Für jedes Jahr gilt die eigene Abrechnungsfrist: Eine Abrechnung, die mehr als zwölf Monate nach Ende ihres Zeitraums zugeht, kann in der Regel keine Nachforderung mehr begründen, ein Guthaben aber schon.

Guthaben: Auszahlung oder Verrechnung

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, steht es Ihnen zu, auch wenn die Abrechnung zu spät kam. Üblich ist die Überweisung oder die Verrechnung mit der nächsten Miete, wenn das vereinbart oder mit Ihnen abgestimmt ist. Kommt keine Auszahlung, fordern Sie sie schriftlich mit einer Frist an. Der Anspruch verjährt in drei Jahren ab dem Schluss des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Nachzahlung prüfen lassen

Ist die Nachzahlung ungewöhnlich hoch oder haben Sie Zweifel an einzelnen Positionen? Über dieses Formular leiten wir Ihre Anfrage an einen unabhängigen Fachpartner weiter, zum Beispiel eine Kanzlei für Mietrecht. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos. Wir selbst prüfen keine Abrechnungen und beraten nicht rechtlich.

Häufige Fragen zur Nachzahlung