Umlageschlüssel: Nebenkosten richtig verteilen

Was ein Umlageschlüssel regelt

Der Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, ist die Rechenregel, nach der eine Kostenart auf die Wohnungen eines Hauses verteilt wird. Er gehört zu den Mindestangaben jeder Abrechnung.

Die Grundformel ist immer gleich: Gesamtkosten geteilt durch den Gesamtwert, multipliziert mit dem Wert Ihrer Wohnung. Je nach Schlüssel ist der Wert die Wohnfläche, die Zahl der Personen, die Zahl der Wohnungen, der gemessene Verbrauch oder der Miteigentumsanteil. Ein falscher Gesamtwert verschiebt dabei alle Anteile, ein falscher Wert Ihrer Wohnung nur Ihren.

Verschiedene Kostenarten dürfen nach verschiedenen Schlüsseln verteilt werden. Üblich ist zum Beispiel Wohnfläche für Grundsteuer und Versicherung, Verbrauch oder Personen für Wasser und ein eigener Schlüssel für die Heizkosten.

Gesetzliche Vorgaben: Vertrag, Wohnfläche, Verbrauch

Welcher Schlüssel gilt, bestimmt eine klare Rangfolge.

1. 01
   Heizkostenverordnung

   Für Heizung und Warmwasser in Gebäuden mit zentraler Versorgung gehen die Regeln der Heizkostenverordnung vertraglichen Vereinbarungen vor (§ 2 HeizkostenV). Ausnahme: Häuser mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.

2. 02
   Vereinbarung im Mietvertrag

   Für alle übrigen Betriebskosten gilt der vereinbarte Schlüssel (§ 556a Abs. 1 BGB).

3. 03
   Erfasster Verbrauch

   Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind nach einem Maßstab zu verteilen, der diesem Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Gibt es Wasserzähler in allen Wohnungen, ist also nach Zählerstand zu verteilen.

4. 04
   Wohnfläche als Auffangregel

   Haben die Parteien nichts vereinbart, gilt der Anteil der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).

Muster: eine Kostenart, fünf Verteilerschlüssel

Wie stark der Schlüssel das Ergebnis verändert, zeigt diese frei gewählte Musterrechnung. Ein Haus mit sechs Wohnungen, 480 m² Wohnfläche, elf Bewohnern und 1.000 Miteigentumsanteilen hat Müllkosten von 1.320 Euro im Jahr. Die betrachtete Wohnung hat 72 m², zwei Bewohner und 150 Miteigentumsanteile. Für den Verbrauchsschlüssel wird angenommen, dass eine Müllmengenerfassung 14.400 Liter im Haus und 2.160 Liter für die Wohnung erfasst hat.

Im Muster liegen die Ergebnisse zwischen 198 und 240 Euro. Für einen Einpersonenhaushalt in einer großen Wohnung wäre der Personenschlüssel günstiger, für eine Familie in einer kleinen Wohnung der Flächenschlüssel. Kein Schlüssel ist für sich richtig oder falsch: Entscheidend ist, was vereinbart ist und ob der Vermieter ihn korrekt anwendet.

Wasser nach Verbrauch: Wohnungszähler und Hauptzähler

Sind alle Wohnungen mit Wasserzählern ausgestattet, verlangt § 556a Abs. 1 Satz 2 BGB eine Verteilung, die dem erfassten Verbrauch Rechnung trägt. Häufig stimmt die Summe der Wohnungszähler aber nicht mit dem Hauptzähler des Versorgers überein, etwa wegen Messtoleranzen, Leitungen zu Gemeinschaftsräumen oder einem Außenwasserhahn.

Für die Prüfung ist wichtig, dass die Abrechnung erkennen lässt, wie mit dieser Differenz umgegangen wurde. Üblich ist, die Kosten nach dem Verhältnis Ihres Zählerwerts zur Summe aller Wohnungszähler zu verteilen, sodass die Differenz anteilig mitgetragen wird. Prüfen Sie außerdem:

• Stimmen Zählernummer und Ablesewerte mit Ihren eigenen Notizen oder dem Ableseprotokoll überein?
• Liegt das Ablesedatum am Anfang und Ende des Abrechnungszeitraums oder wurde umgerechnet?
• Sind Grundgebühren und Zählermiete getrennt ausgewiesen und nach einem nachvollziehbaren Schlüssel verteilt? Beide sind nach § 2 Nr. 2 BetrKV umlagefähig.
• Ist die Eichfrist der Zähler eingehalten? Kosten der Eichung zählen ebenfalls zu den Wasserkosten.

Wohnfläche als Schlüssel: Fläche und Leerstand

Beim Flächenschlüssel hängt alles an zwei Zahlen. Für Ihre Fläche ist meist der Mietvertrag der Ausgangspunkt. Wie Wohnfläche berechnet wird, regelt die Wohnflächenverordnung, die häufig zugrunde gelegt wird: Räume mit mindestens zwei Metern lichter Höhe zählen voll, zwischen einem und zwei Metern zur Hälfte, Balkone, Loggien und Terrassen in der Regel zu einem Viertel, höchstens zur Hälfte (§ 4 WoFlV). Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung, Waschküchen, Heizungsräume und Garagen gehören nicht dazu (§ 2 Abs. 3 WoFlV).

Die Gesamtfläche muss alle Wohnungen der Abrechnungseinheit enthalten, auch leer stehende. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass bei einer Umlage nach Wohnfläche der Vermieter die Kosten für leer stehende Wohnungen trägt (Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05). Wird die Gesamtfläche um den Leerstand verkleinert, steigt Ihr Anteil zu Unrecht.

Wenn Sie Zweifel an der Fläche Ihrer Wohnung haben, hilft eine Nachmessung nach Wohnflächenverordnung, etwa über wohnflaechen-berechnung24.de.

Personenschlüssel: wer gezählt wird

Der Personenschlüssel bildet die Nutzung bei Wasser, Abwasser oder Müll oft besser ab als die Fläche, ist aber aufwendiger, weil sich die Belegung im Laufe des Jahres ändert. Für eine nachvollziehbare Abrechnung sollte der Vermieter angeben, wie er die Personen ermittelt hat, zum Beispiel als Personentage oder Personenmonate über das Jahr, und welche Gesamtzahl er angesetzt hat.

Prüfen Sie, ob die Zahl für Ihre Wohnung stimmt, auch bei Geburt, Auszug eines Mitbewohners oder längerer Abwesenheit, und ob die Gesamtzahl plausibel ist. Eine zu kleine Gesamtzahl erhöht alle Anteile der gezählten Haushalte.

Miteigentumsanteile bei der vermieteten Eigentumswohnung

Vermietet ein Wohnungseigentümer seine Wohnung, erhält er von der Gemeinschaft eine Hausgeldabrechnung, in der die Kosten meist nach Miteigentumsanteilen verteilt sind (§ 16 Abs. 2 WEG). Haben Vermieter und Mieter nichts anderes vereinbart, darf der Vermieter diesen Schlüssel übernehmen (§ 556a Abs. 3 Satz 1 BGB). Widerspricht er billigem Ermessen, gilt wieder die Wohnfläche (§ 556a Abs. 3 Satz 2 BGB).

Die Hausgeldabrechnung selbst ist keine Betriebskostenabrechnung. Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen müssen heraus. Wie Vermieter dabei vorgehen, steht auf der Seite Nebenkostenabrechnung erstellen.

Heizkosten: eigener Schlüssel nach Heizkostenverordnung

Für Heizung und Warmwasser gibt die Heizkostenverordnung einen gemischten Schlüssel vor: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten werden nach erfasstem Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohn oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV, für Warmwasser § 8 Abs. 1). Innerhalb dieser Spanne wählt der Gebäudeeigentümer das Verhältnis (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV). Ein Rechenbeispiel steht unter Heizkostenabrechnung.

Umlageschlüssel ändern: wann es erlaubt ist

Ein vereinbarter Schlüssel bindet beide Seiten. Einseitig ändern darf der Vermieter ihn nur in engen Grenzen:

• Umstellung auf Verbrauch: Der Vermieter kann durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Betriebskosten künftig ganz oder teilweise nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung umgelegt werden (§ 556a Abs. 2 Satz 1 BGB).
• Nur für die Zukunft: Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 Satz 2 BGB). Eine rückwirkende Umstellung ist ausgeschlossen.
• Miete herabsetzen: Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist die Miete entsprechend zu senken (§ 556a Abs. 2 Satz 3 BGB).
• Heizkosten: Das Verhältnis von Verbrauchs und Grundkosten darf der Eigentümer nur aus den in § 6 Abs. 4 HeizkostenV genannten Gründen und nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraums ändern.

Für jede andere Änderung, etwa von Fläche auf Personen, braucht der Vermieter Ihre Zustimmung. Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters von § 556a Abs. 2 BGB sind unwirksam (§ 556a Abs. 4 BGB).

Mieterwechsel im Abrechnungsjahr

Ziehen Sie während des Abrechnungszeitraums ein oder aus, wird Ihr Anteil zeitanteilig berechnet. Bei 184 von 365 Tagen beträgt der Faktor rund 50,4 Prozent. Für Heizung und Warmwasser schreibt § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung beim Nutzerwechsel vor; die verbrauchsabhängigen Kosten werden nach dieser Ablesung, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, werden die gesamten Kosten nach diesen Maßstäben aufgeteilt (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV).Was beim Auszug sonst zu beachten ist, erklärt die Seite Nebenkostenabrechnung bei Auszug.

Die Vorlage zur Nebenkostenabrechnung rechnet den Zeitanteil aus Mietbeginn und Mietende automatisch. Zur Übersicht aller Prüfschritte geht es auf der Startseite.

Häufige Fragen zum Umlageschlüssel