Betriebskosten und Betriebskostenabrechnung

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind nach § 556 Abs. 1 BGB die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Drei Merkmale tragen diese Definition. Die Kosten müssen laufend anfallen, also regelmäßig wiederkehren, etwa jährlich wie die Grundsteuer oder monatlich wie der Strom für das Treppenhaus. Sie müssen aus dem Eigentum oder dem Gebrauch des Gebäudes entstehen. Und sie müssen dem Eigentümer tatsächlich entstanden sein. Welche Kostenarten das im Einzelnen sind, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in 17 Nummern auf; auf diese Liste verweist § 556 Abs. 1 Satz 3 BGB.

Ob Sie als Mieter Betriebskosten zahlen, entscheidet der Mietvertrag. Das Gesetz erlaubt die Umlage nur, wenn die Vertragsparteien sie vereinbart haben (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Fehlt eine solche Vereinbarung, sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten.

Ebenso klar regelt § 1 Abs. 2 BetrKV, was nicht dazugehört: Verwaltungskosten sowie Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung. Arbeiten, die der Eigentümer selbst erledigt, darf er mit dem Betrag ansetzen, den ein Unternehmen für eine gleichwertige Leistung verlangen könnte, allerdings ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).

Betriebskosten, Nebenkosten, Hausgeld: die Begriffe im Vergleich

Im Alltag werden mehrere Begriffe vermischt. Für die Abrechnung im Mietverhältnis zählt allein der Begriff Betriebskosten im Sinne des § 556 BGB.

Wichtig ist der Unterschied zum Hausgeld. Die Kosten der Gemeinschaft verteilen Wohnungseigentümer nach § 16 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes nach ihren Miteigentumsanteilen, soweit sie nichts anderes beschlossen haben. Darin stecken Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten sind. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, darf die Hausgeldabrechnung deshalb nicht einfach an den Mieter weiterreichen, sondern muss die umlagefähigen Positionen herausziehen.

Kalte und warme Betriebskosten

Die Unterscheidung in kalte und warme Betriebskosten steht in keinem Gesetz, sie ist aber praktisch, weil für beide Gruppen unterschiedliche Regeln gelten.

Die Begriffe tauchen auch in Wohnungsanzeigen auf. Die Kaltmiete enthält keine Betriebskosten. Die Warmmiete umfasst Kaltmiete, die Vorauszahlung auf die kalten Betriebskosten und die Vorauszahlung für Heizung und Warmwasser. Die Abrechnung der warmen Betriebskosten erklärt die Seite Heizkostenabrechnung.

Betriebskosten in der Miete: Vorauszahlung, Pauschale oder Inklusivmiete

Wie Betriebskosten für eine Wohnung bezahlt werden, legt der Mietvertrag fest. § 556 Abs. 2 BGB lässt zwei Formen zu.

1. 01
   Vorauszahlung

   Sie zahlen monatlich einen Abschlag. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter ab und verrechnet die Abschläge mit den tatsächlichen Kosten. Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Nach jeder Abrechnung kann jede Seite sie durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

2. 02
   Pauschale

   Sie zahlen einen festen Betrag, eine Abrechnung gibt es nicht. Steigen die Kosten, darf der Vermieter die Erhöhung nur umlegen, wenn der Vertrag das vorsieht, und muss den Grund in Textform erläutern (§ 560 Abs. 1 BGB). Sinken die Kosten, ist die Pauschale herabzusetzen (§ 560 Abs. 3 BGB).

3. 03
   Inklusivmiete

   Die Betriebskosten sind in der Miete enthalten und werden nicht gesondert ausgewiesen. Auch hier gibt es keine jährliche Abrechnung. Für Heizung und Warmwasser gilt in Gebäuden mit zentraler Versorgung allerdings die Heizkostenverordnung, die eine verbrauchsabhängige Abrechnung verlangt (§ 2 HeizkostenV).

Nur bei der Vorauszahlung schuldet der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung. Sie muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).Wie die Frist berechnet wird, steht unter Frist der Nebenkostenabrechnung.

Aufbau einer Betriebskostenabrechnung

Ein Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Die Abrechnung muss aber eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sein (§ 259 BGB), die Sie ohne Fachwissen nachvollziehen können. Der Bundesgerichtshof verlangt Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). In der Praxis hat eine Betriebskostenabrechnung meist diese Teile:

Fehlt eine der Mindestangaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht. Eine Liste der wichtigsten Prüfschritte finden Sie auf der Startseite unter Nebenkostenabrechnung prüfen.

Beispiel: Betriebskostenabrechnung für eine 72 m² Wohnung

Das folgende Rechenbeispiel ist frei gewählt und dient nur der Veranschaulichung. Ein Mehrfamilienhaus hat sechs Wohnungen mit zusammen 480 m² Wohnfläche und elf Bewohnern. Die Wohnung im Beispiel hat 72 m² und zwei Bewohner. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025, die monatliche Vorauszahlung betrug 270 Euro.

So entsteht jede Zeile: Gesamtbetrag geteilt durch den Gesamtwert, mal Ihren Wert. Bei der Grundsteuer sind das 2.160 Euro geteilt durch 480 m², also 4,50 Euro je m², mal 72 m². Die Heizkosten übernimmt der Vermieter als Ergebnis aus der Heizkostenabrechnung. Dieselben Zahlen stehen als Beispiel in unserer Vorlage für die Nebenkostenabrechnung, die Sie herunterladen und mit eigenen Werten füllen können.

Umgerechnet ergeben die 3.404,20 Euro rund 3,94 Euro je m² und Monat. Ob das viel oder wenig ist, hängt von Ausstattung, Region und Heizung ab. Einen Vergleich mit dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds ermöglicht der Rechner unter Nebenkosten pro qm.

Was keine Betriebskosten sind

Viele Fehler in Abrechnungen entstehen, weil Kosten mitlaufen, die nach § 1 BetrKV nicht dazugehören. Das sind vor allem:

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Aufsicht, Prüfung des Jahresabschlusses und Geschäftsführung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV), in der Praxis auch Kontoführung und Porto.
• Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und der Austausch defekter Teile (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
• Rücklagen: Beiträge zur Erhaltungsrücklage einer Wohnungseigentümergemeinschaft; sie finanzieren künftige Instandhaltung.
• Einmalige Kosten: Anschaffungen und Kosten, die nicht laufend anfallen und damit schon die Definition in § 1 Abs. 1 BetrKV verfehlen.

Einzelne Grenzfälle wie Rauchwarnmelder, Kabelanschluss oder Glasfaser behandelt die Seite umlagefähige Nebenkosten ausführlich.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Auch eine umlagefähige Kostenart darf nicht in beliebiger Höhe umgelegt werden. § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verpflichtet den Vermieter, beim Abrechnen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Für Pauschalen und Anpassungen wiederholt § 560 Abs. 5 BGB diesen Grundsatz.

Praktisch heißt das: Der Vermieter muss Leistungen zu einem angemessenen Preis einkaufen und darf keine unnötigen Kosten verursachen. Ein Verstoß ist nicht schon dann gegeben, wenn eine Position über dem Durchschnitt liegt; ein deutlicher Abstand zum Vorjahr oder zu Vergleichswerten ist aber ein Anlass, die Belege einzusehen und nach den Gründen zu fragen.Wie das geht, erklärt die Seite Belegeinsicht.

Betriebskostenabrechnung prüfen lassen

Sie möchten Ihre Betriebskostenabrechnung von Fachleuten prüfen lassen? Über dieses Formular leiten wir Ihre Anfrage an einen unabhängigen Fachpartner weiter, zum Beispiel eine Kanzlei für Mietrecht. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos; ob und zu welchen Konditionen der Fachpartner tätig wird, vereinbaren Sie direkt mit ihm. Wir selbst prüfen keine Abrechnungen und beraten nicht rechtlich.

Häufige Fragen zu Betriebskosten