Inhaltsverzeichnis
Vorlage herunterladen
Die Vorlage haben wir selbst erstellt. Sie ist frei von Makros und enthält nur Formeln, die Sie in jeder Zelle nachlesen können.
- Vorlage als Excel Datei (.xlsx, 12 KB) für Microsoft Excel und andere Programme, die das Format lesen.
- Vorlage als LibreOffice Datei (.ods, 45 KB) für LibreOffice Calc und andere Programme mit OpenDocument Format.
- Ausgefülltes Muster als PDF (38 KB) zum Ansehen und Ausdrucken, mit den Beispielwerten.
Die Dateien enthalten Beispielwerte in den gelb hinterlegten Eingabefeldern. Ersetzen Sie diese durch Ihre eigenen Angaben. Die Vorlage ist eine unverbindliche Rechenhilfe und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
Was die Vorlage enthält
Die Datei hat zwei Tabellenblätter. Das Blatt Abrechnung enthält die eigentliche Rechnung, das Blatt Hinweise eine Kurzanleitung und die wichtigsten rechtlichen Regeln.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Vermieter, Mieter, Objekt und Wohnung |
| Zeitraum | Abrechnungszeitraum, Mietzeit im Zeitraum, berechnete Tage und Zeitanteil; Warnhinweis, wenn der Zeitraum ein Jahr überschreitet |
| Verteilergrößen | Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten und Miteigentumsanteile, jeweils für das Haus und die Wohnung |
| Kostenarten | alle Nummern des § 2 BetrKV als Zeilen, je Zeile Gesamtkosten, Schlüssel als Auswahlliste, berechneter Anteil |
| Direkt zugeordnet | für Beträge wie den Anteil laut Heizkostenabrechnung, die nicht über einen Schlüssel verteilt werden |
| Arbeitskosten | optionale Spalte für den Anteil an Arbeitskosten nach § 35a EStG, den Mieter in der Steuererklärung angeben können |
| Ergebnis | Summe, geleistete Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben, Kosten je m² und Monat |
Die Formel in jeder Kostenzeile lautet: Gesamtkosten × Wert der Wohnung ÷ Gesamtwert × Zeitanteil, gerundet auf Cent. Bei Wahl von „Direkt“ übernimmt die Zeile den Betrag aus der Spalte „Direkt zugeordnet“.
Vorlage ausfüllen: Schritt für Schritt
- 01Kopf und Zeitraum
Tragen Sie die Namen, die Wohnung und den Abrechnungszeitraum ein. Ist der Mieter das ganze Jahr Ihr Mieter, setzen Sie die Mietzeit gleich dem Abrechnungszeitraum.
- 02Verteilergrößen
Geben Sie die Gesamtwerte der Abrechnungseinheit und die Werte der Wohnung ein. Leer stehende Wohnungen gehören in die Gesamtfläche.
- 03Kosten und Schlüssel
Tragen Sie je Kostenart die bereinigten Gesamtkosten ein und wählen Sie den vereinbarten Schlüssel. Zeilen ohne Kosten bleiben leer und ergeben null.
- 04Heizkosten
Übernehmen Sie den Anteil der Wohnung aus der Heizkostenabrechnung in die Spalte „Direkt zugeordnet“ und wählen Sie als Schlüssel „Direkt“.
- 05Vorauszahlungen und Ergebnis
Tragen Sie die im Zeitraum tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen ein. Die Tabelle zeigt Nachzahlung oder Guthaben.
Welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen, erklärt die Seite umlagefähige Nebenkosten. Die vollständige Anleitung mit Fristen und Sonderfällen finden Sie unter Nebenkostenabrechnung erstellen.
So haben wir die Vorlage geprüft
Wir haben die Vorlage in LibreOffice Calc erzeugt, in die Formate .xlsx und .ods umgewandelt, die umgewandelten Dateien erneut geöffnet und die Ergebnisse mit einer unabhängigen Nachrechnung verglichen. Zwei Prüffälle zeigen die Wirkung der Formeln:
| Prüffall | Grundsteuer | Versicherung | Summe | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Ganzes Jahr, Versicherung nach Wohnfläche, Vorauszahlungen 3.240 | 324,00 | 288,00 | 3.404,20 | Nachzahlung 164,20 |
| Einzug am 1. Juli (184 von 365 Tagen), Wasser nach Wohnfläche, Versicherung nach Miteigentumsanteilen, Vorauszahlungen 1.500 | 163,33 | 145,18 | 2.237,79 | Nachzahlung 737,79 |
Im zweiten Fall ist der Heizkostenanteil von 1.123,20 Euro als direkt zugeordneter Betrag bewusst nicht gekürzt, weil er bei einem Mieterwechsel aus der Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV kommt. Tragen Sie dort den Betrag für die Mietzeit ein. Das Beispiel mit allen Positionen steht unter Betriebskosten.
Arbeitskosten nach § 35a EStG ausweisen
Mieter können für ihren Anteil an Arbeitskosten haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen eine Steuerermäßigung erhalten. § 35a EStG ermäßigt die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 4.000 Euro im Jahr für haushaltsnahe Dienstleistungen und höchstens 1.200 Euro für Handwerkerleistungen. Materialkosten zählen nicht. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 09.11.2016 genügt als Nachweis die Jahresabrechnung, wenn sie den Anteil ausweist, oder eine Bescheinigung des Vermieters.
Die Vorlage hat dafür zwei Spalten. In „Arbeitskosten gesamt“ tragen Sie den Lohnanteil der Rechnung ein, etwa für Hausreinigung, Gartenpflege oder Hauswart. Die Spalte daneben rechnet ihn im Verhältnis Ihres Anteils an der Kostenart auf die Wohnung um. Im Beispiel ergeben sich 588 Euro. Welche Arbeiten als haushaltsnahe Dienstleistung und welche als Handwerkerleistung gelten, ordnen Sie vor dem Ausweisen zu.Mehr dazu unter Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung.
Typische Fehler beim Ausfüllen
- 01Gesamtfläche ohne Leerstand
Wer leer stehende Wohnungen aus der Gesamtfläche nimmt, erhöht die Anteile der übrigen Mieter zu Unrecht.
- 02Vereinbarte statt gezahlte Vorauszahlungen
Abzuziehen ist, was tatsächlich gezahlt wurde. Rückstände gehören nicht in die Abrechnung, sondern werden gesondert gefordert.
- 03Bruttorechnungen mit Reparaturanteil
Tragen Sie bei Mischrechnungen nur den umlagefähigen Teil als Gesamtkosten ein.
- 04Heizkosten doppelt
Wenn Sie den Anteil aus der Heizkostenabrechnung direkt zuordnen, dürfen Brennstoff, Wartung oder Schornsteinfeger für die Heizung nicht noch einmal als eigene Zeile erscheinen.
- 05Formeln überschrieben
Tragen Sie Werte nur in die gelben Felder ein. Wer eine Formelzelle überschreibt, erhält falsche Summen ohne Warnung.
Vorlage anpassen: Zeilen und Positionen ergänzen
Die Vorlage deckt alle Nummern des § 2 BetrKV ab und hat eine freie Zeile „Weitere Position“. Brauchen Sie mehr Zeilen, etwa weil Sie mehrere sonstige Betriebskosten einzeln ausweisen, fügen Sie neue Zeilen innerhalb der Kostentabelle ein, also oberhalb der Summenzeile, und kopieren Sie die Formeln der Spalten D, E, F und I aus einer bestehenden Zeile. Die Summen erweitern sich dann automatisch.
Bezeichnen Sie sonstige Betriebskosten so, wie sie im Mietvertrag stehen. Löschen Sie Zeilen, die in Ihrem Haus nicht vorkommen, nicht zwingend; leere Zeilen ergeben null und stören das Ergebnis nicht. Für mehrere Wohnungen legen Sie je Wohnung eine Kopie des Blatts Abrechnung an und ändern nur die Werte der Wohnung, die Mietzeit und die Vorauszahlungen. So bleiben die Gesamtwerte in allen Abrechnungen gleich.
Excel, Word oder PDF: welches Format passt?
| Format | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Excel Datei (.xlsx) | rechnet automatisch, Schlüssel per Auswahlliste | Formeln sollten Sie nicht überschreiben |
| LibreOffice Datei (.ods) | dieselben Funktionen in einem freien Programm | wie bei Excel |
| PDF Muster | zeigt, wie eine fertige Abrechnung aussieht | nicht zum Rechnen gedacht |
| Word Dokument | für Anschreiben und Erläuterungen | keine Rechenfunktion; Zahlen müssten Sie von Hand rechnen |
Eine Word Vorlage für die Rechnung selbst bieten wir deshalb nicht an. Für das Anschreiben können Sie den folgenden Mustertext in ein Textprogramm übernehmen und die fertige Abrechnung als PDF aus der Tabelle drucken.
Muster für das Anschreiben
Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Beginn] bis [Ende], Wohnung [Anschrift und Lage]
Sehr geehrte [Name],
anbei erhalten Sie die Abrechnung über die Betriebskosten für den oben genannten Zeitraum. Sie enthält für jede Kostenart die Gesamtkosten, den Umlageschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Die Heizkostenabrechnung mit der Aufteilung der CO2 Kosten liegt bei.
Es ergibt sich [eine Nachzahlung / ein Guthaben] von [Betrag] Euro. [Bitte überweisen Sie die Nachzahlung bis zum [Datum] auf das bekannte Konto. / Das Guthaben überweisen wir bis zum [Datum] auf Ihr Konto.]
Ab dem [Monat] beträgt die monatliche Vorauszahlung [Betrag] Euro.
Gern können Sie die Belege zur Abrechnung einsehen. Bitte sprechen Sie uns für einen Termin oder eine elektronische Bereitstellung an.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Die Anpassung der Vorauszahlung ist nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform möglich (§ 560 Abs. 4 BGB); das Recht auf Belegeinsicht ergibt sich aus § 556 Abs. 4 BGB.
Was eine Vorlage nicht abnimmt
- Heizkosten: Die Verteilung nach Heizkostenverordnung mit Grund und Verbrauchskosten, Ablesewerten und CO2 Stufe bildet die Vorlage nicht ab. Dafür brauchen Sie die Heizkostenabrechnung, siehe Heizkostenabrechnung.
- Rechtliche Prüfung: Ob eine Kostenart im Mietvertrag wirksam vereinbart ist, prüft keine Tabelle.
- Frist: Die Abrechnung muss rechtzeitig zugehen; die Vorlage rechnet keine Frist.
- Bereinigung: Nicht umlagefähige Anteile in Rechnungen müssen Sie vorher selbst herausrechnen.
Mieter, die eine erhaltene Abrechnung nachvollziehen möchten, können die Vorlage ebenfalls nutzen: Werte aus der Abrechnung eintragen und vergleichen. Alle Prüfschritte stehen auf der Startseite Nebenkostenabrechnung prüfen.
Häufige Fragen zur Vorlage
Ist die Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können die Vorlage kostenlos herunterladen und für Ihre eigenen Abrechnungen verwenden. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
Funktioniert die Vorlage in Excel?
Ja. Die Datei im Format .xlsx lässt sich in Excel öffnen; die Formeln und die Auswahlliste für den Schlüssel bleiben erhalten. Wir haben die Vorlage selbst in LibreOffice erzeugt und die umgewandelten Dateien nachgerechnet.
Gibt es die Vorlage als PDF?
Ja, als ausgefülltes Muster mit Beispielwerten. Zum Rechnen eignet sich die Tabelle besser; aus ihr können Sie Ihre fertige Abrechnung als PDF drucken.
Kann ich mit der Vorlage einen Mieterwechsel abrechnen?
Ja. Tragen Sie Beginn und Ende der Mietzeit ein; die Tabelle berechnet den Zeitanteil. Heizkosten übernehmen Sie für die Mietzeit aus der Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV.
Ersetzt die Vorlage eine Heizkostenabrechnung?
Nein. Heizung und Warmwasser sind nach der Heizkostenverordnung zu verteilen. Die Vorlage übernimmt nur das Ergebnis als direkt zugeordneten Betrag.
Ist eine mit der Vorlage erstellte Abrechnung automatisch wirksam?
Die Vorlage enthält die Mindestangaben, die der Bundesgerichtshof verlangt: Gesamtkosten, Schlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen. Ob die Abrechnung inhaltlich richtig ist, hängt von Ihren Eingaben und vom Mietvertrag ab.
Stand: Oktober 2026. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.