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Wann Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen
Eine Abrechnung schulden Sie, wenn der Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vorsieht. Über diese Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
Bei einer Betriebskostenpauschale oder einer Inklusivmiete gibt es keine Abrechnung über die kalten Betriebskosten. Für Heizung und Warmwasser bleibt es in Gebäuden mit zentraler Anlage aber bei der Pflicht zur verbrauchsabhängigen Verteilung nach der Heizkostenverordnung, die vertraglichen Vereinbarungen vorgeht (§ 2 HeizkostenV). Ausgenommen ist ein Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie auch nach Fristablauf auszahlen.Einzelheiten zur Frist stehen unter Frist der Nebenkostenabrechnung.
Nebenkostenabrechnung erstellen in acht Schritten
- 01Mietvertrag lesen
Welche Kostenarten sind vereinbart, welche sonstigen Betriebskosten sind einzeln benannt, welcher Umlageschlüssel gilt? Nur was vereinbart ist, dürfen Sie umlegen (§ 556 Abs. 1 BGB).
- 02Abrechnungseinheit und Zeitraum festlegen
Höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr. Notieren Sie Gesamtfläche, Zahl der Wohnungen und Personen sowie Ein und Auszüge im Zeitraum.
- 03Belege sammeln
Grundsteuerbescheid, Gebührenbescheide für Wasser, Abwasser und Müll, Versicherungspolicen, Rechnungen von Dienstleistern, Verträge mit Hauswart und Reinigung, Brennstoffrechnungen, Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
- 04Nicht umlagefähige Anteile herausrechnen
Verwaltung, Reparaturen, Instandhaltung und Anschaffungen sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Teilen Sie Mischrechnungen auf und vermerken Sie, was Sie abgezogen haben.
- 05Kosten verteilen
Je Kostenart Gesamtbetrag, Schlüssel, Gesamtwert, Wert der Wohnung und Anteil. Leer stehende Flächen bleiben in der Gesamtfläche.
- 06Heizkosten einfügen
Übernehmen Sie den Anteil der Wohnung aus der Heizkostenabrechnung einschließlich der CO2 Kostenaufteilung und der Angaben nach § 6a HeizkostenV.
- 07Vorauszahlungen abziehen
Abzuziehen sind die im Zeitraum tatsächlich gezahlten Beträge, nicht die vereinbarten. Daraus ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben.
- 08Nachweisbar zustellen
Maßgeblich für die Frist ist der Zugang beim Mieter. Wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang belegen können, etwa Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder einen Boten.
Für die Schritte 5 bis 7 können Sie unsere Vorlage für die Nebenkostenabrechnung nutzen. Sie rechnet Anteile, Zeitanteil bei Mieterwechsel und Ergebnis automatisch.
Pflichtangaben und Zusatzangaben
Formell wirksam ist die Abrechnung, wenn sie Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen enthält (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Wurden nicht umlagefähige Anteile schon herausgerechnet, genügt die Angabe der bereinigten Gesamtkosten. Fehlt eine Mindestangabe, wahrt die Abrechnung die Frist nicht.
| Angabe | Pflicht oder empfohlen | Grundlage |
|---|---|---|
| Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen | Pflicht | § 259 BGB, BGH VIII ZR 93/15 |
| Abrechnungszeitraum, Wohnung, Mieter | Pflicht | § 556 Abs. 3 BGB |
| CO2 Anteil, Einstufung, Berechnungsgrundlagen | Pflicht in der Heizkostenabrechnung, sonst Kürzung um 3 % | § 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG |
| Energieträger, Steuern und Abgaben, Kosten der Messgeräte, Verbrauchsvergleich | Pflicht bei verbrauchsabhängiger Heizkostenabrechnung, sonst Kürzung um 3 % | § 6a Abs. 3 und § 12 Abs. 1 HeizkostenV |
| Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen | empfohlen, damit Mieter die Steuerermäßigung nutzen können | § 35a EStG |
| neue Vorauszahlung | empfohlen, als Erklärung in Textform | § 560 Abs. 4 BGB |
Kosten richtig zuordnen und verteilen
Die meisten Streitfälle entstehen nicht an der Rechenformel, sondern an der Zuordnung. Achten Sie besonders auf diese Punkte:
- Wirtschaftlichkeit: Sie müssen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Holen Sie bei größeren Dienstleistungen Vergleichsangebote ein und bewahren Sie sie auf.
- Leerstand: Bei Verteilung nach Wohnfläche tragen Sie den Anteil leer stehender Wohnungen selbst (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05).
- Eigenleistung: Erledigen Sie Gartenpflege oder Reinigung selbst, dürfen Sie den Betrag eines Unternehmens ohne Umsatzsteuer ansetzen (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).
- Hauswart: Anteile für Reparaturen oder Verwaltung herausrechnen und keine Arbeiten doppelt unter Reinigung oder Garten abrechnen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
- Kabel und Glasfaser: keine Kabelentgelte nach dem 30. Juni 2024; ein Glasfaser Bereitstellungsentgelt nur in den Grenzen des § 72 TKG und des § 556 Abs. 3a BGB.
- Schlüsselwechsel: Eine Umstellung auf Verbrauch nur durch Erklärung in Textform vor Beginn des Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).
Welche Positionen im Einzelnen umlagefähig sind, steht unter umlagefähige Nebenkosten; Rechenbeispiele zu den Schlüsseln unter Umlageschlüssel.
Sonderfälle: Mieterwechsel und vermietete Eigentumswohnung
Mieterwechsel
Ziehen Mieter im Laufe des Jahres ein oder aus, verteilen Sie die kalten Betriebskosten zeitanteilig, soweit nichts anderes vereinbart ist. Für Heizung und Warmwasser ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV). Beide Mieter erhalten für ihre Mietzeit eine Abrechnung über denselben Abrechnungszeitraum.
Vermietete Eigentumswohnung
Als Wohnungseigentümer erhalten Sie die Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Sie ist eine wichtige Grundlage, aber keine Betriebskostenabrechnung. Gehen Sie sie Position für Position durch: Verwaltervergütung, Bankgebühren, Erhaltungsrücklage und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung für den Mieter. Prüfen Sie außerdem, ob umlagefähige Kosten fehlen, die Sie selbst bezahlt haben, etwa die Grundsteuer, wenn der Bescheid an Sie persönlich gerichtet ist; ergänzen Sie diese aus Ihren eigenen Belegen. Als Schlüssel dürfen Sie den Verteilungsmaßstab der Gemeinschaft übernehmen, wenn mit dem Mieter nichts anderes vereinbart ist (§ 556a Abs. 3 BGB).
Kommt die Jahresabrechnung der Gemeinschaft spät, läuft die Frist gegenüber dem Mieter trotzdem. Ob eine Verspätung nicht zu vertreten ist, hängt vom Einzelfall ab; planen Sie deshalb früh.
Nach dem Versand: Belegeinsicht, Einwendungen, Vorauszahlung
Mit dem Zugang beginnt für den Mieter die Einwendungsfrist von zwölf Monaten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Auf Verlangen müssen Sie Einsicht in die Belege gewähren; Sie dürfen die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Legen Sie die Belege deshalb geordnet nach Kostenarten ab.
Nach der Abrechnung können Sie die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Dasselbe Recht hat der Mieter, etwa nach einem hohen Guthaben.Wie Mieter auf eine Nachzahlung reagieren können, steht unter Nachzahlung der Nebenkosten.
Checkliste vor dem Versand
- Ist der Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate lang und für alle Kostenarten derselbe?
- Stehen bei jeder Position Gesamtkosten, Schlüssel, Gesamtwert, Wert der Wohnung und Anteil?
- Ist jede Kostenart im Mietvertrag vereinbart, und sind sonstige Betriebskosten dort einzeln benannt?
- Sind Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen vollständig herausgerechnet?
- Entspricht die Gesamtfläche einschließlich Leerstand den Vorjahren, und stimmt die Fläche der Wohnung mit dem Mietvertrag überein?
- Liegt die Heizkostenabrechnung mit CO2 Aufteilung und den Angaben nach § 6a HeizkostenV bei?
- Sind die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen abgezogen, nicht die vereinbarten?
- Steht der Zugang beim Mieter sicher innerhalb der Frist, und können Sie ihn belegen?
- Sind die Belege geordnet abgelegt, damit Sie eine Einsicht zügig ermöglichen können?
Tabelle, Programm oder Dienstleister?
Für die Erstellung gibt es drei Wege. Produkte nennen wir nicht; die Tabelle zeigt, worauf es bei der Wahl ankommt.
| Weg | Geeignet für | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Tabellenkalkulation mit Vorlage | wenige Wohnungen, gleichbleibende Kostenarten | Formeln nachvollziehen, Ergebnis gegenrechnen, Belege selbst ordnen |
| Programm für Nebenkostenabrechnungen | mehrere Objekte, viele Mieterwechsel | aktueller Rechtsstand (Kabel seit Juli 2024, CO2 Aufteilung), Mindestangaben im Ausdruck, Schlüssel je Kostenart, Datenexport, Speicherort der Mieterdaten |
| Hausverwaltung oder Abrechnungsdienst | größere Bestände oder wenig Zeit | Leistungsumfang, Haftung, Termin für die Fertigstellung vor Fristende; die Kosten dafür sind Verwaltungskosten und nicht umlagefähig |
Die Heizkostenabrechnung erstellt in Mehrfamilienhäusern meist ein Messdienst. Hinweise zur Auswahl stehen unter Heizkostenabrechnung. Den Überblick über die Prüfung aus Sicht der Mieter finden Sie auf der Startseite; er zeigt, worauf Ihre Mieter achten werden.
Nebenkostenabrechnung erstellen lassen
Sie möchten die Abrechnung erstellen oder vor dem Versand prüfen lassen? Über dieses Formular leiten wir Ihre Anfrage an einen unabhängigen Fachpartner weiter. Wählen Sie im Formular als Anliegen „Abrechnung erstellen lassen“. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos; Leistung und Preis vereinbaren Sie direkt mit dem Fachpartner. Wir selbst erstellen keine Abrechnungen und beraten nicht rechtlich.
Häufige Fragen zur Erstellung
Bis wann muss ich als Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 also bis 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Sie können keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
Darf ich die Kosten der Abrechnung selbst umlegen?
Die Kosten einer Hausverwaltung oder eines Dienstleisters für die Betriebskostenabrechnung sind Verwaltungskosten und nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Umlagefähig sind dagegen die Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung für Heizung, Warmwasser und Wasser, die die Verordnung ausdrücklich nennt.
Brauche ich ein Programm für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Das Gesetz schreibt kein Werkzeug vor. Für wenige Wohnungen genügt eine Tabelle, etwa unsere kostenlose Vorlage. Bei vielen Objekten oder häufigen Mieterwechseln kann ein Programm Zeit sparen.
Kann ich die Hausgeldabrechnung an meinen Mieter weitergeben?
Nicht unverändert. Die Hausgeldabrechnung enthält Positionen wie Verwaltung und Erhaltungsrücklage, die keine Betriebskosten sind. Sie müssen daraus eine eigene Betriebskostenabrechnung mit den umlagefähigen Positionen erstellen.
Muss ich Belege mitschicken?
Nein. Der Mieter hat aber auf Verlangen ein Recht auf Belegeinsicht; Sie dürfen die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Stand: Oktober 2026. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.