Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung

Welche Nebenkosten Mieter absetzen können

Die Nebenkosten der eigenen Mietwohnung sind in der Regel weder Werbungskosten noch Sonderausgaben. Mieter können aber eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG erhalten, wenn in den Betriebskosten Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen enthalten sind. Das Bundesfinanzministerium bestätigt ausdrücklich, dass auch Mieter diese Ermäßigung beanspruchen können (BMF Schreiben vom 09.11.2016, Rdnr. 27).

Die Ermäßigung wird direkt von der Steuerschuld abgezogen, nicht vom Einkommen. Begünstigt sind nur Arbeitskosten einschließlich Fahrtkosten, keine Materialkosten (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG). Die Leistung muss im Haushalt erbracht werden, der in der EU oder im EWR liegt (§ 35a Abs. 4 EStG). Bei Mietern zählen dazu auch Leistungen für Treppenhaus, Garten und andere Gemeinschaftsflächen des Grundstücks, wie die Beispiele in Rdnr. 27 und Anlage 1 des BMF Schreibens zeigen.

Welche Positionen begünstigt sind und welche nicht

Die folgende Übersicht orientiert sich an Anlage 1 des BMF Schreibens zu § 35a EStG (Fassung vom 01.09.2021). Maßgeblich ist immer der Anteil der Arbeitskosten.

Ob eine Position im Einzelfall begünstigt ist, entscheidet das Finanzamt. Das BMF Muster weist darauf ausdrücklich hin.

Nachweis: Abrechnung oder Bescheinigung

Für den Nachweis müssen Sie keine Rechnungen des Hauswarts oder der Reinigungsfirma vorlegen. Es genügt, wenn Ihr Anteil an den vom Vermieter unbar gezahlten Aufwendungen aus der Jahresabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters oder seines Verwalters nachgewiesen wird (BMF, Rdnr. 27). Ein Muster für eine solche Bescheinigung enthält Anlage 2 des BMF Schreibens.

• Gesonderter Ausweis: Die begünstigten Beträge müssen getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen erkennbar sein.
• Nur Arbeitskosten: Der Anteil der Arbeitskosten muss sich aus der Abrechnung oder Bescheinigung ergeben. Eine eigene Schätzung ist nicht zulässig (BMF, Rdnr. 40).
• Ihr Anteil: Angegeben wird nicht der Gesamtbetrag des Hauses, sondern der auf Ihre Wohnung entfallende Teil.
• Unbare Zahlung: Der Vermieter muss die Rechnungen per Überweisung bezahlt haben; die Ermäßigung setzt eine Rechnung und eine Zahlung auf das Konto des Leistenden voraus (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG).

Weist Ihre Abrechnung die Beträge nicht aus, fragen Sie den Vermieter oder die Hausverwaltung nach einer Bescheinigung nach dem BMF Muster. Viele Verwaltungen stellen sie mit der Abrechnung aus.

Weitere Positionen, die in Abrechnungen vorkommen

Neben den klassischen Posten tauchen in vielen Abrechnungen Prüfungen und Wartungen auf, deren Einordnung weniger bekannt ist. Auch hier gilt Anlage 1 des BMF Schreibens:

Wenn die Abrechnung keine Arbeitskosten ausweist

Viele Abrechnungen nennen nur Gesamtbeträge je Kostenart. Bei einem Hauswart oder einer Reinigungsfirma besteht der Betrag oft ganz oder überwiegend aus Arbeitskosten, bei Wartungsrechnungen ist meist Material enthalten. Welcher Anteil auf die Arbeit entfällt, muss sich aus den Unterlagen ergeben. Bitten Sie den Vermieter um eine Bescheinigung, die den Anteil nennt. Bei Wartungsverträgen genügt es nach dem BMF, wenn der Anteil der Arbeitskosten aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht, auch als Pauschale aus einer Mischkalkulation (BMF, Rdnr. 40).

Eigene Ausgaben in der Wohnung

Die Höchstbeträge gelten für alle begünstigten Aufwendungen eines Haushalts zusammen. Beauftragen Sie selbst eine Reinigungskraft, einen Maler oder einen Installateur in Ihrer Wohnung und zahlen per Überweisung, kommen diese Arbeitskosten zu den Beträgen aus der Nebenkostenabrechnung hinzu.

In welchem Jahr Sie die Beträge angeben

Die Abrechnung für ein Jahr kommt meist erst im Folgejahr. Das BMF lässt Mietern deshalb eine Wahl (BMF, Rdnrn. 47 und 48):

Die meisten Mieter wählen die zweite Variante, weil sie die Abrechnung zum Zeitpunkt der Steuererklärung für das Vorjahr oft noch nicht haben. Bleiben Sie bei Ihrer Wahl, damit Beträge weder doppelt noch gar nicht erfasst werden. Über die Abrechnung, die Sie im Jahr 2026 für das Jahr 2025 erhalten, entscheiden Sie also, ob die Beträge in die Steuererklärung 2025 oder 2026 gehören.

Rechenbeispiel: was die Ermäßigung bringt

Die Abrechnung weist für Ihre Wohnung folgende Arbeitskosten aus. Die Zahlen sind ein Beispiel.

Haushaltsnahe Dienstleistungen: 480 € × 20 % = 96 €. Handwerkerleistungen: 100 € × 20 % = 20 €. Ihre Einkommensteuer sinkt um 116 €, vorausgesetzt, Sie zahlen mindestens so viel Steuer. Weitere eigene Ausgaben, etwa für eine Reinigungskraft in der Wohnung oder einen Handwerker, kommen hinzu, solange die Höchstbeträge nicht überschritten sind.

Häufige Fehler bei der Angabe

• Gesamtbetrag statt Anteil: Angegeben wird nur der Teil, der auf Ihre Wohnung entfällt, nicht die Kosten des ganzen Hauses.
• Material mitgerechnet: Bei Wartung und Reparaturen zählt nur der Arbeitsanteil. Ersatzteile und Verbrauchsmaterial bleiben außen vor.
• Doppelt erfasst: Wer die Beträge im Jahr der Vorauszahlungen angibt, darf sie nicht im Folgejahr mit der Abrechnung noch einmal ansetzen.
• Nicht begünstigte Positionen: Müllabfuhr, Ablesedienst, Grundsteuer, Versicherungen oder Wasser gehören nicht in die Anlage.
• Falsche Gruppe: Wartung und Schornsteinfeger sind Handwerkerleistungen, Reinigung und Hauswart haushaltsnahe Dienstleistungen. Für beide gelten unterschiedliche Höchstbeträge.
• Ohne Nachweis: Fehlt in der Abrechnung der Ausweis der Arbeitskosten, holen Sie vor der Abgabe eine Bescheinigung ein, statt Beträge zu schätzen.

Wo die Beträge in der Steuererklärung stehen

Die Beträge gehören in die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen zur Einkommensteuererklärung. Dort gibt es getrennte Zeilen für haushaltsnahe Dienstleistungen und für Handwerkerleistungen. In ELSTER finden Sie die Angaben unter dem gleichnamigen Abschnitt.

1. Tragen Sie je Position die Bezeichnung und Ihren Anteil an den Arbeitskosten ein.
2. Ordnen Sie jede Position der richtigen Gruppe zu: Dienstleistung oder Handwerkerleistung.
3. Bewahren Sie Abrechnung oder Bescheinigung auf. Das Finanzamt kann sie anfordern.

Bei Zusammenveranlagung füllen Ehegatten oder Lebenspartner die Anlage gemeinsam aus. Wer seine Steuererklärung über einen Lohnsteuerhilfeverein oder eine Steuerberatung abgibt, reicht dort die Abrechnung oder Bescheinigung ein. Die Zuordnung der Positionen lässt sich anhand der Tabellen oben vorbereiten, damit keine begünstigte Position übersehen wird.

Erst die Abrechnung prüfen, dann absetzen

Die steuerliche Angabe übernimmt die Beträge der Abrechnung. Steckt in der Position Hauswart ein Anteil für Verwaltungstätigkeiten oder Reparaturen, der nicht umlagefähig ist, und rügen Sie das erfolgreich, ändern sich auch die steuerlich anzusetzenden Beträge. Prüfen Sie die Abrechnung deshalb vor der Steuererklärung mit der Checkliste auf der Seite Nebenkostenabrechnung prüfen.Unterlagen dazu können Sie über die Belegeinsicht anfordern.Ergibt sich eine Nachzahlung, lesen Sie weiter unter Nachzahlung der Nebenkosten.

Hinweis für Vermieter und Wohnungseigentümer

Für vermietende Eigentümer gelten andere Regeln. Aufwendungen, die bei den Einkünften aus Vermietung als Werbungskosten zu berücksichtigen sind, sind von § 35a EStG ausgeschlossen (§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG). Selbstnutzende Wohnungseigentümer können die Ermäßigung dagegen über die Jahresabrechnung der Gemeinschaft nutzen (BMF, Rdnr. 26).

Diese Seite gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre Steuererklärung wenden Sie sich bei Fragen an eine Steuerberatung oder einen Lohnsteuerhilfeverein.

Häufige Fragen zur Steuererklärung